Когда у компании офисы в четырех странах, а сотрудники работают в разрозненных мессенджерах, HR-процессы быстро превращаются в хаос. Нет единой базы знаний, адаптация новичков зависит от страны, обучение не систематизировано, а данные о людях разбросаны по таблицам и почте. С этим столкнулась Nomado Group — и решила проблему системно. Как компания выстроила единую HR-среду и каких результатов достигла, читайте в кейсе.

Nomado Group — международная компания с офисами в Казахстане, России, Китае и Корее. В холдинг входят несколько направлений бизнеса: дистрибуция автомобилей, логистика, производство и сеть ресторанов «Малатанг» (китайская кухня) в Казахстане и Москве. Штат — около 160 сотрудников, компания быстро растет и планирует расширение в Латинскую Америку.

Такая география и многопрофильность создают серьезные вызовы для HR: как сделать так, чтобы сотрудники в разных странах работали по единым стандартам, получали одинаковый уровень сервиса и чувствовали себя частью одной команды?

До запуска HRBOX у компании не было единой HR-системы — каждый офис жил своей жизнью.

• Разрозненные коммуникации

Процессы обсуждались в WhatsApp и Telegram. Информация терялась в чатах, не было единой базы знаний, где можно было бы найти регламенты, инструкции или контакты коллег.

• Отсутствие общей информации о команде

Данные о сотрудниках не централизованы. В международных офисах невозможно было быстро узнать, кто чем занимается, как связаться с коллегой в другой стране, какие у него компетенции.

• Нет системы обучения и адаптации

Новички погружались в процессы хаотично, welcome-курса не было. Адаптация зависела от страны и руководителя — где-то новичку уделяли внимание, а где-то он оставался один на один с вопросами.

• Процессы не оцифрованы

Заявки на отпуск, командировки, справки — все через почту и мессенджеры. Согласования занимали дни, статус заявки был непонятен.

• Нет единой точки входа для всех сотрудников

Каждый офис пользовался своими инструментами, общая картина по команде отсутствовала. HR не видел полной картины по вовлеченности, обучению и кадровым перемещениям.

Для любой распределенной команды эти проблемы знакомы. Когда информация разбросана, а процессы не стандартизированы, компания теряет время, деньги и лояльность сотрудников.

Команда проанализировала рынок и выбрала HRBOX за несколько ключевых параметров, важных для международной компании:

1) Гибкость и живая разработка.
Платформа постоянно обновляется, команда принимает обратную связь от клиентов и дорабатывает функционал.

2) Сильная техподдержка.
Вопросы решаются быстро — для компании с офисами в разных часовых поясах это критично.

3) Возможность кастомизации.
Платформу можно адаптировать под свои процессы, а не подстраиваться под жесткие рамки.

4) Решение для распределенных команд.
Единая точка входа для всех сотрудников независимо от страны присутствия.

После выбора платформы начали с того, что принесет быстрый результат для команды в разных офисах: централизовали данные о сотрудниках, запустили обучение и адаптацию, автоматизировали рутину. Вот ключевые инструменты, которые заработали в Nomado Group.

В HRBOX загрузили не только стандартные данные (должность, отдел, контакты, дата рождения, стаж), но и информацию об интересах, хобби, ценностях, любимом автомобиле. Это помогло не только в коммуникациях, но и в разрешении конфликтных ситуаций, показывая, что человек для компании — не просто ресурс.

Цифровой профиль — это инструмент, который помогает узнать коллег ближе, найти единомышленников по интересам (например, горные лыжи или походы) и даже предотвратить увольнение, напомнив человеку, почему он выбрал эту компанию.

Загрузили курсы, тесты, видео, презентации. Используют геймификацию: за прохождение обучения начисляют внутреннюю валюту. Обучение стало прозрачным и легло в основу системы грейдов — руководители видят, кто и на сколько баллов прошел курсы, как выполняются задачи из раздела KPI и могут принимать кадровые решения на основе данных.

Уже реализовано у компании:

• курсы по продажам и сервису, 
• обучение менеджеров по сопровождению, 
• welcome-программы, 
• обучение международных офисов.

Когда обучение оцифровано и привязано к грейдам, сотрудники понимают: «пройду курс — вырастет мой грейд». Это работает лучше, чем просто «пройдите обучение, потому что надо».

Правила внутреннего распорядка — документ, который нужен каждому сотруднику, но редко кто хочет его читать целиком. А если вопрос у сотрудника возникает вечером или в выходные, ответа от HR или руководителя приходится ждать до рабочего дня.

В Nomado Group загрузили трудовой распорядок в базу знаний. Теперь ИИ-ассистент в мессенджере Чатбокс отвечает на вопросы сотрудников, ссылаясь на актуальный документ и давая прямую ссылку на него. Так, на прямой вопрос «где найти правила внутреннего распорядка?» ассистент отправляет ссылку на раздел в базе знаний и PDF-файл для скачивания. Компания уверена: сотрудники получают достоверную и проверенную информацию. 

Публикуют новости, запускают фотоконкурсы, используют открытки для поздравлений. Внутренний маскот — снежный тигр — стал узнаваемым символом, как у крупных брендов. Маскот помогает создать эмоциональную связь, особенно в тех компаниях, где люди всей командой редко видятся лично.

Перевели в цифру заявки на отпуск. Планируют перевести все служебные записки в HRBOX. Вся история заявок хранится в системе, статус виден инициатору, руководителю и HR.

Nomado Group используют следующие заявки:

• командировка,
• отпуск,
• обучение,
• подбор сотрудника в команду,
• онбординг новичка,
• оффбординг — электронный обходной лист для увольнения.

Когда заявки оцифрованы — они не теряются в почте, не висит неделю на подписи у директора, а идут по заданному маршруту. Руководитель видит, что нужно согласовать, сотрудник видит статус, HR — полную картину.

Распределенные команды — не только про глобальные корпорации. Даже компания со 160 сотрудниками в нескольких странах сталкивается с теми же вызовами: разрозненные коммуникации, отсутствие единых стандартов, сложности с адаптацией удаленных сотрудников. Инструменты, которые помогли Nomado Group объединить офисы в четырех странах, работают в любых компаниях. Цифровые профили, система обучения и адаптации, геймификация — все это масштабируется под размер бизнеса.

Если у вас есть сотрудники в разных городах или странах — этот кейс про вас. Не нужно ждать, когда компания вырастет до 1000 человек. Начинать выстраивать систему можно и при 50 сотрудниках, а мы вам поможем. Рассчитайте стоимость решения и отправьте заявку на бесплатную демонстрацию HRBOX.